Penyalahgunaan Data

Penyalahgunaan data itu menurut saya adalah suatu hal yang sangat sangat berbahaya. Gimana engga? Suatu data atau mungkin data-data tentang diri kita disalahgunakan oleh orang lain (orang yang tidak bertanggungjawab) untuk melakukan suatu perbuatan yang tidak pernah kita lakukan atau melakukan suatu tindak kejahatan.

Penyalahgunaan data adalah suatu tindakan yang dilakukan oleh individu atau kelompok yang di mana orang atau kelompok tersebut mengubah atau menyalahgunakan data yang sudah ada menjadi berbeda atau mengada ada. Dan data itu sendiri adalah sesuatu hal yang belum diolah. Penyalahgunaan data dapat terjadi di mana saja. Di situs internet (situs jejaring sosial), di kantor, di kampus, dan lain-lain.

Penyalahgunaan data memiliki banyak kasus, bisa saja data yang sangat rahasia itu dicuri (phising), di-copy, diganti, atau bahkan data tersebut dihapus sampai tidak ada sisa. Contoh penyalahgunaan data misal nya di situs jejaring social di internet. Orang bisa saja mengkudeta (mengambil alih) account kita tanpa kita duga-duga sebelum nya.

Itu bisa terjadi apa bila orang lain (yang berniat menyalahgunakan data kita) mengetahui username dan password account kita, atau saat membuka account di warnet kita lupa me-log out account kita, atau bahkan mungkin account kita di-hack oleh sesorang lalu data kita disalahgunakan. Bila account kita sudah dimiliki orang lain, mereka dapat bebas untuk mengganti atau menghapus data yang ada di account tersebut. Mereka dapat melakukan tindak kejahatan yang padahal tidak pernah kita lakukan.

Contoh umum nya saat ini adalah orang yang menyalahgunakan data kita itu meminta atau meminjam sejumlah uang (biasa nya dalam jumlah yang tidak sedikit) kepada orang kita kenal (orang yang terdapat di dalam account kita, biasa nya diberi nama ‘friends’) lalu dikirim ke suatu rekening bank. Contoh yang lebih sedikit nominal nya adalah orang yang menyalahgunakan data kita itu meminta orang yang kita kenal (orang yang terdapat di dalam account kita, biasa nya diberi nama ‘friends’) untuk mengirimkan pulsa ke suatu nomor hand phone. Tentu saja secara tidak langsung itu akan merugikan diri kita juga.

Makanya kita perlu hati-hati dan teliti dalam memiliki dan menggunakan suatu account situs jejaring social di dunia maya. Akibat yang ditimbulkan dari penyalahgunaan data ada banyak di antaranya adalah berbagai tindakan seperti yang dilakukan hacker-hacker untuk membobol ATM/BANK atau membobol situs pemerintah untuk mendapatkan dokumen-dokumen penting suatu Negara.

Tindakan penyalahgunaan data termasuk pelanggaran hukum dan ada sanksi-sanksi yang akan diberikan bila kita melakukannya. Contoh lain misal nya di dalam suatu perusahaan. Data-data di dalam perusahaan disalahgunakan oleh orang lain (bisa orang dalam dan bisa orang luar) untuk kepentingan diri nya sendiri. Tujuan dari penyalahgunaan data di dalam perusahaan ini macam-macam.

Misal nya ;

1. Ada seorang atasan atau bawahan yang menyalahgunakan data perusahaan untuk mendapatkan uang agar kepentingan nya sendiri terpenuhi.

2. Ada seseorang yang dendam kepada bos perusahaan A, lalu dia menggunakan data perusahaan tersebut untuk disalahgunakan, yang tujuan nya untuk menjatuhkan perusahaan A.

Inti nya dalam menghindari yang nama nya penyalahgunaan data, kita harus hati-hati dan teliti dalam mencamtumkan dan menyimpan data di mana saja. Untuk lebih aman, atur atau saring siapa saja yang dapat mengakses data tersebut. Bila kita sembrono dalam menaruh dan menyimpan data, maka mungkin saja penyalahgunaan data dapat terjadi kapan saja.

Tugas 5

Soal :

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui!

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara apa?

3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE?

4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING?

Jawab :

1. Cara penyusunan warkat :

1) Sistem penyusunan menurut abjad.

2) Sistem penyusunan menurut masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

3) Sistem penyusunan menurut nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.

4) Sistem penyusunan menurut tanggal.

5) Sistem penyusunan menurut wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

6) Sistem penyusunan menurut subyek.

7) Sistem penyusunan menurut waktu.

Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :

1) Tahap Awal

a. Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.

b. Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.

2) Tahap Penulisan

a. Dengan sistem wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

b. Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.

c. Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.

d. Dengan sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.

e. Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebalik nya.

f. Dengan filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.

3) Tahap Revisi

a. Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara :

sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebalik nya.

3. Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yakni berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara.

Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :

1) Records yang tidak penting (non essential).

2) Records yang tidak dimanfaatkan.

3) Records yang penting.

4) Records yang sangat penting.

4. Tabulating adalah memasukan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

Miss Communication

Sebelum nya apa sih communication (komunikasi) itu? Yang saya dapat dari searching di google, ada yang mengatakan komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Komunikasi dilakukan dengan suatu bahasa yang dimengerti oleh kita dan juga orang lain yang sedang berkomunikasi dengan kita.

Setiap makhluk hidup di dunia ini pasti berkomunikasi, entah itu berkomunikasi dengan makhluk yang ada di sekitar nya atau berkomunikasi kepada Sang Pencipta nya. Seorang bayi yang belum bisa berbicara juga dapat berkomunikasi, dia akan menangis bila bayi itu merasakan sesuatu yang terjadi pada diri nya, merasakan sakit, merasa ingin buang air besar atau kecil, merasa keberisikan oleh orang-orang yang ada di sekitar nya, dan lain-lain. Dan orang-orang yang tunarungu dan tunawicara juga dapat berkomunikasi, untuk orang-orang yang tunarungu biasa nya mereka menggunakan alat bantu dengar agar dapat mendengar apa yang orang lain komunikasikan, dan untuk orang-orang yang tunawicara biasa nya mereka menggunakan bahasa isyarat.

Komunikasi tersebut harus lah mudah dimengerti oleh kita dan orang lain. Tidak dapat dipungkiri komunikasi memang sangat penting, bila terjadi kesalahan dalam berkomunikasi tentu nya akan menjadi hal yang buruk, atau bahkan akan berakibat permusuhan, pertengkaran, dan berakibat fatal (miss communication).

Apa sih miss communication? Apa kah dia berupa wanita cantik seperti hal nya Miss Indonesia, Miss Universe atau Miss World? Tentu bukan.

Miss communication adalah kesalahan dalam berkomunikasi, atau gagal berkomunikasai yang disebabkan oleh kekeliruan pemahaman sehingga menimbulkan perbedaan persepsi. Dapat dibayangkan akibat yang ditimbulkan dari miss communication. Akibat yang ditimbulkan misal nya dua orang sahabat yang sangat dekat tiba-tiba menjauh dan saling bermusuhan karena kesalahan komunikasi, sepasang suami istri yang ribut atau bertengkar atau bahkan sampai terjadi perceraian karena ada nya kesalahan komunikasi, seorang bawahan yang tidak mengerjakan tugas nya dengan baik yang berakibat dia ditegur atau dimarahi atau bahkan mungkin dipecat karena ada nya kesalahan komunikasi, dan lain-lain.

Miss communication harus dan sangat sangat harus kita hindari. Jangan sampai kita bertemu dengan miss communication. Maka dari itu untuk menghindari datang nya miss communication kita harus berkomunikasi dengan baik. Lebih baik lagi jika kita memikirkan terlebih dahulu apa yang harus dikomunikasikan, bagaimana membuat komunikasi itu menjadi padat, berisi dan mudah dimengerti oleh siapa saja.

Sesuatu informasi yang kita dapat dari hasil berkomunikasi dengan orang lain (entah itu berkomunikasi dengan teman sebaya, orang tua, guru atau atasan kita) sebaik nya kita cermati baik-baik, cermati setiap kata demi kata agar makna dari informasi tersebut dapat kita terima dengan baik dan benar. Bila ada yang kurang mengerti, sebaik nya ditanya kan kepada orang yang sedang berkomunikasi dengan kita tersebut (orang yang memberikan informasi) agar tidak terjadi kesalahan atau kekeliruan dari makna informasi yang kita terima.

Terjadi nya miss communication biasa nya karena orang lain salah mengartikan makna dari informasi yang kita berikan.