Tugas 4

Nama : Indah Puspitasari

Kelas : 2KA21

NPM : 12109067

Soal :

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil!

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel?

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui!

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

Jawab :

1. Syarat komunikasi yang baik dan berhasil :

a) Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak.

b) Komunikasi tersebut harus jelas.

c) Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.

d) Komunikasi harus tepat dan sasaran komunikasi harus sesuai agar tidak terjadi miss communication.

e) Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.

f) Semua bahan yang akan kita informasikan harus disiapkan secara matang.

g) Usahakanlah agar perhatian fihak yang menerima intruksi tetap ada.

h) Bersikaplah ramah dan tulus saat kita berkomunikasi.

i) Komunikasikan hal-hal yang berguna dan komunikasikan pesan-pesan secara singkat, berisi dan tepat.

j) Perhatikanlah hubungan-hubungan.

k) Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.

l) Praktekanlah penangguhan reaksi.

2. Cara untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel :

a. Pelaksanaan fungsi manajemen dengan tepat.

b. Pemanfaatan sumber-sumber dengan tepat pula.

c. Pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi sebagai alat mencapai tujuan.

d. Pengarahan & Dinamika organisasi untuk pengembangan & kemajuan yang berkesinambungan.

3. Cara penyususan paper atau warkat yang saya ketahui :

· Sistem penyusunan papers menurut abjad
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.

· Sistem penyusunan menurut subyek.

· Sistem penyusunan menurut nomor.

· Sistem penyusunan menurut daerah.

· Sistem penyusunan menurut waktu.

4. Tata kerja merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Sistem kerja merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Prosedur kerja merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Organisasi Informal

Dalam kehidupan bermasyarakat, berkomunikasi sangat lah penting. Setiap manusia tidak mungkin hidup sendiri, mereka pasti butuh bersosialisasi. Organisasi merupakan penunjang manusia untuk bersosialisasi.

Organisasi itu sendiri menurut W. J. S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dan sebagai nya) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. Organisasi menurut bentuk nya terbagi menjadi dua, yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Organisasi formal adalah suatu organisasi yang anggota nya terikat pada suatu peraturan tertentu dan struktur kepemimpinan nya sengaja dirancang dengan jelas.

Organisasi informal adalah suatu organisasi yang anggota nya tidak terikat pada peraturan dan struktur kepemimpinan nya tidak jelas atau bahkan tidak ada. Organisasi informal dapat muncul dan tumbuh dari suatu organisasi formal. Karena kebutuhan kita untuk selalu berkomunikasi, juga dapat menumbuhkan organisasi informal ini.

Organisasi informal tidak memiliki tujuan yang jelas, organisasi ini dibentuk untuk memuaskan hasrat komunikasi anggota nya. Banyak penyebab yang menimbulkan muncul nya organisasi informal, yang saya tahu beberapa penyebab timbul nya organisasi informal ini di antara nya adalah :

1. Setiap individu sejak lahir memiliki kebutuhan untuk mendapat kan kepuasan dalam berinteraksi dengan orang-orang sekitar nya.

2. Setiap individu yang tidak mendapat kepuasan dalam berkomunikasi dan berinteraksi akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhan nya tersebut.

3. Muncul nya biasa nya dikarenakan ada nya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.

Contoh organisasi informal dalam tingkat universitas misalnya, beberapa orang mahasiswa membentuk suatu kelompok belajar. Kelompok belajar ini dapat timbul karena beberapa orang mahasiswa tersebut memiliki kebutuhan yang sama, misal nya mereka merasa yang diajarkan dosen di kelas itu kurang, sehingga mereka ingin belajar lebih banyak lagi dan lebih dalam lagi bersama teman-teman mereka.

Di dalam organisasi informal tidak ada ketua yang dipilih berdasarkan peraturan yang berlaku. Hanya saja di dalam organisasi informal bila terdapat anggota yang memiliki charisma atau sifat dewasa atau kepintaran yang lebih dari pada anggota yang lain, dia akan dijadikan panutan atau patokan anggota yang lain nya.

Sifat-sifat organisasi informal yang saya ketahui di antara nya :

1) Hubungan di dalam nya lebih bersifat spontan dan tidak terorganisir.

2) Kepemimpinan organisasi seperti di antara dua pilihan apakah organisasi tersebut formal atau tidak.

3) Tidak bertitik-tolak pada pengendalian manajemen seperti dalam organisasi formal.