Tugas 5

Soal :

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui!

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara apa?

3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE?

4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING?

Jawab :

1. Cara penyusunan warkat :

1) Sistem penyusunan menurut abjad.

2) Sistem penyusunan menurut masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

3) Sistem penyusunan menurut nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.

4) Sistem penyusunan menurut tanggal.

5) Sistem penyusunan menurut wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

6) Sistem penyusunan menurut subyek.

7) Sistem penyusunan menurut waktu.

Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :

1) Tahap Awal

a. Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.

b. Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.

2) Tahap Penulisan

a. Dengan sistem wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

b. Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.

c. Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.

d. Dengan sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.

e. Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebalik nya.

f. Dengan filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.

3) Tahap Revisi

a. Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara :

sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebalik nya.

3. Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yakni berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara.

Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :

1) Records yang tidak penting (non essential).

2) Records yang tidak dimanfaatkan.

3) Records yang penting.

4) Records yang sangat penting.

4. Tabulating adalah memasukan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.